Politique de confidentialité

1. Objet et champ d’application

La présente politique décrit les traitements de données personnelles réalisés par PO2S Formation France dans le cadre du site osteoaxis.fr, de l’application app.osteoaxis.fr, du questionnaire de positionnement, de la formation OsteoAxis, de la gestion des rendez-vous, des paiements, de l’assistance, du logiciel professionnel et de la base d’étude OsteoAxis.

Elle concerne les visiteurs, candidats, stagiaires, ostéopathes utilisateurs et personnes qui contactent PO2S Formation France. Une section spécifique traite des données de patients saisies par les professionnels dans l’application.

2. Responsable des traitements

• PO2S Formation France, SASU au capital de 1 000 euros ;
• 50 avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris ;
• SIREN 988 995 502 — RCS Paris ;
• contact général : contact@osteoaxis.fr ;
• contact relatif aux données personnelles : contact@osteoaxis.fr.

2.1. Rôle de la société PO2

La société PO2, société à responsabilité limitée de droit calédonien au capital de 100 000 F CFP, dont le siège social est situé 35 rue du Commandant Rougy, 98800 Nouméa, Nouvelle-Calédonie, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nouméa sous le numéro 1 583 020, intervient en qualité de concédant des droits permettant l’exploitation d’OsteoAxis par PO2S Formation France.

PO2 ne participe pas à la commercialisation des services en France, ne détermine pas les finalités des traitements réalisés par PO2S Formation France et ne reçoit pas les données personnelles des visiteurs, candidats, stagiaires, utilisateurs ou patients.

PO2 n’accède pas aux bases de données, aux dossiers patients ni aux comptes utilisateurs, sauf intervention exceptionnelle préalablement encadrée, documentée et juridiquement autorisée.

Les informations financières communiquées à PO2 pour le calcul de la redevance sont limitées à des données comptables agrégées ne permettant pas d’identifier les utilisateurs ou les patients.

3. Catégories de données traitées

• Identification et contact : nom, prénom, adresse, pays d’exercice, courriel et téléphone.
• Données professionnelles : diplôme, profession, numéro ADELI ou RPPS le cas échéant, ancienneté et maîtrise des techniques HVLA.
• Positionnement pédagogique : attentes, objectifs, autoévaluation des acquis et besoins d’adaptation.
• Données contractuelles et comptables : contrat, commandes, factures, paiements et historique de la relation.
• Données pédagogiques : connexions, progression, résultats aux QCM, validation et attestation.
• Données de rendez-vous et de suivi : coordonnées, codes de rendez-vous, rappels, échéances et comptes rendus transmis par courrier électronique.
• Données du compte logiciel : identifiant, paramètres, droits d’accès, journaux de sécurité, assistance et utilisation des fonctionnalités.
• Données techniques : adresse IP, navigateur, appareil, horodatage, journaux d’erreur et cookies de session.
• Données patients saisies par l’ostéopathe : identité, informations cliniques, consultations, documents, comptes rendus, images et annotations nécessaires à la prise en charge.
• Réponse du patient au « Recueil des données » : « Oui », « Non » ou absence de réponse à la réutilisation de ses données de prise en charge dans la base d’étude OsteoAxis, consignée dans sa fiche par l’ostéopathe ou donnée par le patient lors de la prise de rendez-vous en ligne.
• Données de suivi renseignées par le patient, lorsque l’ostéopathe active l’envoi automatisé : adresse électronique utilisée pour l’invitation, réponses au questionnaire de suivi (évaluation de la douleur, satisfaction, événement indésirable éventuel) et date de réponse ou d’absence de réponse.

4. Finalités, bases juridiques et durées

5. Prestataires et sous-traitants

Les contrats avec les prestataires techniques nécessaires à l’exploitation sont souscrits ou administrés par PO2S Formation France, directement ou par l’intermédiaire de prestataires mandatés. PO2 n’est pas destinataire des données traitées par ces fournisseurs.

La carte interactive de l’espace patients affiche des fonds de plan fournis par OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Union européenne). Il ne s’agit pas d’un sous-traitant : lorsqu’un visiteur choisit d’afficher la carte, son navigateur contacte directement les serveurs d’OpenStreetMap, qui reçoivent alors son adresse IP à la seule fin d’afficher les tuiles cartographiques (aucun cookie, aucun usage publicitaire ni de suivi). La carte n’est chargée qu’après une action explicite du visiteur ; aucune donnée n’est transmise tant qu’il ne l’affiche pas. Voir la page Gestion des cookies.

6. Paiements

Les factures sont émises au moyen du compte professionnel Qonto, tenu par Olinda SAS. L’encaissement par carte bancaire est assuré par Mollie B.V., la saisie des données de carte ayant lieu dans une interface fournie par Mollie. Le numéro complet de carte et le cryptogramme ne transitent pas par les serveurs de PO2S Formation France. Mollie reçoit les données nécessaires au paiement, à la prévention de la fraude et aux éventuels remboursements, et Qonto celles nécessaires à la facturation et au suivi des règlements ; ni l’un ni l’autre ne reçoit de donnée patient.

Ces deux prestataires sont établis dans l’Union européenne et agréés en qualité d’établissement de paiement, Olinda SAS en France et Mollie B.V. aux Pays-Bas.

7. Données de patients et répartition des responsabilités

L’ostéopathe détermine les finalités et les moyens de la tenue de ses dossiers patients. Il demeure responsable du traitement de ces données, de l’information des patients, du fondement juridique, de l’exactitude, des durées de conservation, de la sécurité de son compte et de l’exercice des droits.

Au terme du parcours de traitement, une évaluation finale est recueillie auprès du patient — évolution de sa douleur, satisfaction et survenue éventuelle d’un événement indésirable. L’ostéopathe la recueille lui-même, notamment par téléphone, ou active dans les réglages du logiciel l’envoi d’un questionnaire par courrier électronique. Cette option est désactivée par défaut : en dehors de son activation par l’ostéopathe, aucun message n’est adressé aux patients et aucune adresse électronique de patient n’est collectée.

Lorsque l’option est active, le message d’invitation est neutre et ne comporte aucune donnée de santé, le service de messagerie n’étant pas couvert par l’hébergement mentionné à la section 8. Le questionnaire et les réponses sont hébergés chez l’hébergeur certifié HDS, et l’accès s’opère par un lien signé, à usage unique et à durée limitée. Le patient est informé de cet envoi et de son objet par son ostéopathe, qui recueille son accord ; la réponse est facultative et son absence est sans conséquence sur la prise en charge. Les réponses alimentent le dossier patient, sous la responsabilité de l’ostéopathe, et ne contribuent à l’espace statistique que si le patient a répondu « Oui » au « Recueil des données », dans les conditions décrites ci-après.

Le logiciel comporte un espace statistique commun, à des fins d’évaluation de la méthode et de recherche clinique. Seuls y contribuent les patients qui ont répondu « Oui » à la rubrique « Recueil des données » de leur fiche : cette réponse est consignée par l’ostéopathe ou donnée par le patient lui-même lors de la prise de rendez-vous en ligne ; une réponse « Non » ou l’absence de réponse exclut ses données, et le patient peut revenir sur sa réponse à tout moment, sans conséquence sur sa prise en charge. Les statistiques ne portent que sur les consultations « PO2S standard » comportant au moins deux séances dont l’évaluation de la douleur est renseignée. Elles ne restituent que des résultats de groupe, jamais nominatifs : un résultat clinique (côté retenu à l’issue de la batterie de tests, tests, traitements, évaluations de la douleur, satisfaction) n’est affiché que s’il porte sur au moins trois consultations, et ce seuil s’applique à chaque colonne comme à chacun de ses sous-groupes (côté, séance, consultations en deux ou en trois séances, moyenne, rappel), y compris lorsque le praticien consulte ses propres patients ; en deçà, seuls restent visibles le nombre de patients et de consultations du groupe ainsi que les valeurs proposées dans les filtres (motifs, villes, pays, âges extrêmes). La base d’étude est mise en œuvre par PO2S Formation France selon la méthodologie de référence MR-004 de la CNIL. Lorsqu’un projet de recherche spécifique nécessite des données pseudonymisées, il fait l’objet d’un encadrement propre : information adaptée des patients et recueil de leur consentement lorsque le protocole l’exige. Le praticien intègre cette finalité dans l’information qu’il délivre à ses patients.

Transmission du dossier à un autre praticien. Lorsqu’un patient change d’ostéopathe, son dossier peut être transmis au nouveau praticien afin de préserver l’historique clinique et la continuité du suivi. Cette transmission n’intervient qu’avec l’accord écrit du patient, dont le justificatif est conservé et journalisé ; à défaut d’accord, aucune transmission n’est effectuée. Elle s’opère par un canal adapté à la sensibilité des données. L’ostéopathe qui l’initie demeure responsable de la transmission ; celui qui reçoit le dossier devient responsable du traitement des données reçues. PO2S Formation France n’accède pas à leur contenu. Les modalités figurent à l’article 28 des conditions générales et à l’article 11 de l’annexe de sous-traitance.

PO2S Formation France intervient comme sous-traitant technique pour fournir, maintenir, sécuriser, sauvegarder et assister le logiciel, selon les instructions documentées du praticien. Cette relation est encadrée par l’annexe de sous-traitance, conforme à l’article 28 du RGPD, acceptée avant l’activation du logiciel. La société PO2 n’intervient pas dans ce traitement et n’accède pas aux données patients, sauf intervention exceptionnelle spécifiquement encadrée. Par exception, la base d’étude décrite ci-dessus est mise en œuvre par PO2S Formation France, qui en détermine les finalités et en est responsable, selon la méthodologie de référence MR-004 de la CNIL ; elle ne porte que sur les patients ayant répondu « Oui » au « Recueil des données ».

La base PostgreSQL contient les données métier et peut techniquement être lue par l’exploitant du service. Les sauvegardes déposées dans le stockage objet Cellar sont chiffrées par l’application avant dépôt ; les documents et images stockés avec chiffrement serveur restent techniquement accessibles au prestataire. Le contenu des courriels est accessible à l’opérateur de messagerie o2switch dans les limites normales de la prestation.

8. Hébergement des données de santé — statut HDS

L’hébergement du service OsteoAxis — application, base de données et stockage des documents et sauvegardes — est confié à Clever Cloud, hébergeur certifié HDS, sur son offre dédiée, en France.

Les dossiers patients sont hébergés dans ces conditions depuis la signature de la convention d’hébergement de données de santé comportant les clauses obligatoires de l’article R.1111-11 du code de la santé publique et de l’accord de traitement des données prévu à l’article 28 du RGPD.

La certification de l’hébergeur ne suffit pas, à elle seule, à satisfaire les obligations applicables : elle est complétée par la convention et l’accord mentionnés ci-dessus.

Le chiffrement en transit et au repos, le cloisonnement des comptes et le fait que chaque praticien soit seul à consulter ses dossiers constituent des mesures de sécurité importantes, mais ne remplacent pas les exigences organisationnelles, contractuelles et d’audit attachées à la certification HDS.

9. Sécurité

• chiffrement TLS des communications ;
• mots de passe hachés au moyen de scrypt ;
• sauvegardes chiffrées en AES-256-GCM avant dépôt dans le stockage objet Cellar ;
• secrets chiffrés au repos ;
• liens signés au moyen de mécanismes HMAC ;
• comptes individuels, contrôles d’accès, journalisation et surveillance des incidents ;
• polices auto-hébergées, sans appel du navigateur vers Google Fonts ;
• absence déclarée de tracker, publicité ou outil de mesure d’audience tiers.

10. Conservation, suppression, sauvegardes et export

• Base PostgreSQL : données conservées tant que la base et le compte existent ; les sauvegardes internes de l’hébergeur suivent les durées qu’il applique à l’offre souscrite.
• Application : pas de stockage métier persistant sur les instances d’exécution ; les journaux techniques de l’hébergeur suivent les durées qu’il applique.
• Stockage objet Cellar : objets conservés jusqu’à suppression par l’application ; les sauvegardes régulières sont conservées pendant la durée définie dans les préférences de l’application.
• Compte utilisateur : archive de suppression pendant 30 jours avant suppression définitive, sous réserve d’obligations légales ou de contentieux.
• Journaux : journal opérationnel jusqu’à 30 jours, avec archivage au-delà lorsque nécessaire à la sécurité, à la preuve ou aux obligations légales.
• Qonto et Mollie : conservation selon leurs obligations légales et contractuelles, hors contrôle direct de PO2S Formation France.

Avant résiliation, l’utilisateur doit pouvoir exporter les données nécessaires à son activité. À compter de la fin du contrat, il dispose d’un délai de 30 jours pour procéder à cet export depuis l’application ou en faire la demande à contact@osteoaxis.fr.

11. Transferts et accès depuis des pays hors EEE

Les données métier et les données patients sont stockées au repos en France, chez Clever Cloud, société de droit français. La chaîne de paiement est entièrement située dans l’Union européenne : Olinda SAS (Qonto) en France pour la facturation, Mollie B.V. aux Pays-Bas pour l’encaissement par carte.

Les seuls prestataires de droit américain ou appartenant à un groupe américain qui subsistent dans la chaîne sont Cloudflare, pour la résolution DNS et le stockage objet, et GitHub, pour le dépôt du code source. Ni l’un ni l’autre ne traite de donnée de santé, de donnée relative aux patients ni de donnée de paiement : les dossiers patients, les images cliniques et les autorisations écrites des patients reposent exclusivement en France, chez Clever Cloud, en zone certifiée HDS. Cloudflare héberge, outre les vidéos et fiches de formation et les documents internes à la société, les pièces de gestion du cabinet déposées par le praticien (justificatifs de dépenses, factures et contrats) et sa photo professionnelle — données personnelles du praticien, qui ne sont pas des données de santé.

Des accès depuis les États-Unis peuvent intervenir chez ces deux prestataires, notamment pour le support, la sécurité, l’administration ou en application d’obligations légales.

Ces situations sont encadrées par les mécanismes prévus dans les accords de traitement de ces prestataires : décision d’adéquation EU–US Data Privacy Framework lorsque l’entité concernée y participe, clauses contractuelles types de la Commission européenne et mesures complémentaires selon le cas.

Les utilisateurs situés en Nouvelle-Calédonie accèdent à des services et infrastructures hébergés principalement dans l’Union européenne. Les flux entre la Nouvelle-Calédonie et l’Union européenne sont inhérents au fonctionnement du service et sont décrits dans la documentation contractuelle.

12. Cookies et traceurs

Le site et l’application utilisent uniquement des cookies ou traceurs strictement nécessaires à la session, à l’authentification, à la sécurité, à la continuité du parcours et aux fonctionnalités de paiement demandées.

Aucun outil de publicité, réseau social ou mesure d’audience tiers n’est actuellement installé. Aucun bandeau de consentement n’est donc requis tant que cette configuration reste inchangée ; une information claire est néanmoins maintenue sur la page Gestion des cookies.

13. Vos droits

Selon le traitement et sa base juridique, vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Lorsque le traitement repose sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Demandes : contact@osteoaxis.fr ou PO2S Formation France, 50 avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris. Une preuve d’identité peut être demandée uniquement en cas de doute raisonnable. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

14. Mise à jour

La présente politique est mise à jour en cas de modification des services, des prestataires, des lieux d’hébergement, des durées de conservation ou de la réglementation. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des utilisateurs par un moyen approprié.